Een telefoongesprek rapporteren

Als ondernemer gebeurt het de hele dag dat de telefoon over gaat, om de minuut wordt je gebeld en andere taken kunnen hierdoor niet uitgevoerd worden. Dagelijks ben je ook als ondernemer onderweg om bij de klanten of leveranciers op bezoek te gaan om de relatie te onderhouden, in die tijd is het dus moeilijk om een telefoon op te nemen. Sterker nog als je bij een klant op bezoek bent is het ongepast om de telefoon op te nemen, de huidige klant of leverancier kan opvatten dat je niet de volle 100% aandacht aan ze geeft.

Een oplossing is om iemand aan te nemen zoals een receptioniste of telefoniste. Degene is verantwoordelijk voor het bereikbaar zijn als bedrijf, mensen verwachten dat een bedrijf beschikt over een goede telefoonservice. De receptioniste of telefoniste die is aangenomen moet alle inkomende oproepen beantwoorden en indien nodig kunnen deze door verbonden worden naar de juiste personen die over het onderwerp gaan. Het bespaart als ondernemer veel tijd, de leveranciers en klanten kunnen te woord worden gestaan en de kans op vertraging bij het bezoeken is klein. De belangrijke inkomende oproepen die van belang zijn kunnen altijd nog door verbonden worden naar de ondernemer. Het nadeel van een receptioniste of telefoniste is dat degene is aangenomen en betaalt moet worden voor de werkzaamheden die degene uitvoert. Voor de kleinere bedrijven past dit salaris niet binnen het budget, dus het aannemen is geen oplossing om altijd bereikbaar te zijn.

Het is mogelijk om een antwoordservice in te schakelen maar wat houdt dat in? Een antwoordservice zijn bedrijven die de taken van een receptioniste overnemen zodat het aannemen van personeel wordt voorkomen. De klanten kunnen het bedrijf op ieder moment bereiken en als ondernemer kan je er voor kiezen om de inkomende oproepen als nog te beantwoorden. De oproepen die niet worden beantwoordt daarop zal een antwoordservice inspelen. Zij beantwoorden de oproepen en maken van het gesprek een rapport zodat het bedrijf op de hoogte is.